Wat zet ik in de cloud en wat niet?

Wat gebeurt er nu op vlak van ICT voor de financiële afdeling ?
Tim Dehaes: Guardsquare besliste net voor de covidcrisis om een ERP-pakket van Netsuite te installeren. Daardoor zouden veel processen automatisch lopen terwijl dat vroeger sterk manueel was en met een externe boekhouder. De facturen worden nu gescand en zijn beschikbaar om makkelijk van thuis uit te verwerken. Nu laten we facturen nog goedkeuren met e-mailberichten. Dat moet straks een workflow worden.

Daarnaast zijn we als finance betrokken bij de aanpassing van de backend van onze website. In dat portaal zit alle informatie voor klanten over de licenties die ze bij ons hebben. Daar kunnen ze die abonnementen beheren en aanpassen. Alles wat daar gebeurt, heeft altijd een financiële impact. Daarom zijn we ook nauw betrokken bij de ontwikkeling van die nieuwe applicatie. Ik werk daarbij nauw samen met onze operations director. De nieuwe backend moet ook naadloos integreren met de andere pakketten: Netsuite en Sales Force.

Dimitri Poels: Hoever wil je gaan in het klantenportaal? Is dat selfservice?

Tim Dehaes: Nee, voorlopig dient het portaal alleen om de licenties te downloaden en zijn de bestelgegevens louter ter informatie. We zijn nog niet zover dat klanten zelf hun licenties in het portaal vernieuwen of aanpassen. We gaan wel uit van een automatische vernieuwing van de licentie als de klant niets doet. Maar wil hij meer licenties of net het aantal afbouwen, dan moet de verkoper daarbij betrokken worden.

Dimitri Poels: Tobania had al langer een ERP. Nu willen we daar een business intelligence-laag overheen leggen. We brengen alle databases samen in Power BI. De financiële medewerkers hebben de analyse gemaakt van die data: welke bron, welke structuur, ... Op basis daarvan spelen de controllers nu gids voor de operationele afdelingen bij het nemen van hun beslissingen. Finance gaat zo weg van een puur uitvoerende functie naar een adviserende rol.

CLOUD

Tim Dehaes:  Wij willen zoveel mogelijk in de cloud doen om zo ook eenvoudig te kunnen aanpassen en updaten, in alle veiligheid. Het heeft ook het voordeel dat je makkelijk van thuis uit toegang kunt krijgen. Het enige wat we nog on premise doen, is onze kerntaak: het ontwikkelen van nieuwe toepassingen. Dat gebeurt op onze eigen machines.

Danielle Jacobs: Daar ben ik het mee eens. Hou de kern van je bedrijf volledig onder eigen controle, maar al de rest kun je net zo goed in de cloud laten. Vaak heb je ook geen keuze meer: SAP en Oracle bijvoorbeeld duwen hun klanten naar de cloud.
Deze problematiek is trouwens een grote prioriteit voor de Beltug-leden: wat zet ik in de cloud en wat moet op mijn eigen machines draaien? En welke infrastructuur gebruik ik daarvoor?
Daarbij komt dat onder meer Microsoft grote prijsverhogingen aankondigt. Kun je dan nog weg als je daarmee niet akkoord gaat?

Dimitri Poels: Het weer zelf doen, is ook geen optie.

Danielle Jacobs: Je zit gevangen. Beltug is een kleine organisatie met zes medewerkers. Al onze software draait in de cloud. Dat werkt perfect en aan een schappelijke prijs. Maar al onze leveranciers kondigen prijsverhogingen aan. Een daarvan wil de prijs zelfs verdubbelen. En wij kunnen daar niets aan doen.

Dimitri Poels: Tobania kiest ook voor cloudoplossingen. Onze ERP is Unit 4. Onze belangrijkste bekommernis is de opvolging van de prestaties van onze medewerkers wanneer ze voor klanten werken. De opvolging van die timesheets verloopt nu volledig via een app op de smartphone. Op die manier krijg je ook schone data waarmee je daarna een vlotte verwerking mogelijk maakt voor de facturatie en de boekhouding.

Zijn cloudoplossingen dan voldoende flexibel aanpasbaar aan de eigen behoefte?
Danielle Jacobs: Natuurlijk wel, door de parameters in te stellen. Het gaat om flexibele platformen waar je echt wel een voordeel uit kunt halen door de manier waarop je er mee omgaat.

Tim Dehaes: Wij hebben ook Netsuite wat bijgestuurd om het aan te passen aan ons businessmodel, gebaseerd op jaarlijkse licenties. Anderzijds moet je ook weten waar je het verschil wil maken. Het is echt niet zo dat Guardsquare met een boekhoudpakket een concurrentieel voordeel zal behalen.

Danielle Jacobs:  Ik denk ook dat je het verschil maakt door de manier waarop je de verschillende pakketten laat samenwerken.

Dimitri Poels: Dat verloopt ook in een slingerbeweging: eerst was het build, dan buy, en nu buy before build. Nu hoor je dat ze het in de Verenigde Staten hebben over build or die. Ik zie een duidelijke trend om weg te gaan van standaardpakketten en om software weer zelf te bouwen. Die komt er ook door het gebruik van low code die gebruikers toelaat om zelf stukken van een toepassing te schrijven. De Power BI-toepassing waarover we het hadden, is daar al een eerste voorbeeld van. De flow van die rapportering wordt helemaal bepaald door de eigen mensen van finance én van de operationele afdelingen. Dan creëer je wel een concurrentieel voordeel door een perfect proces te bouwen voor de eigen organisatie.

Danielle Jacobs:  Het gaat er ook om dat je de toepassing mee laat evolueren met het bedrijf. Die wendbaarheid is wel essentieel.

Dimitri Poels:  Bedrijfsprocessen die veranderen en overnames hebben allemaal een impact.

Tim Dehaes:  Zeker als je dan pakketten wil laten samenwerken, is dat niet evident. We hebben meerdere personen in dienst die de verdere ontwikkeling doen voor zowel Netsuite als Sales Force en Hubspot (marketingautomatisering).

Danielle Jacobs:  We bouwen nu een nieuwe website waarbij we ook een verbinding maken tussen de events die we aankondigen en de CRM. Dat verloopt straks zonder dat we gegevens moeten overzetten van het ene naar het andere pakket. Dat proces gaat tot en met de factuur en de boekhouding. We winnen zo veel op vlak van efficiëntie. Onze boekhoudster doet andere taken en dat maakt haar werk een deel interessanter. Zij doet nu zaken waar vroeger geen tijd voor was.

VENDOR LOCK-IN

Dimitri Poels: Ik hoor dat bij onze contractbesprekingen met klanten steeds meer aandacht gaat naar die vendor lock-in. Als je nu een softwarecontract tekent, kun je dan na verloop van tijd ook weer weg en een andere leverancier kiezen? Dat willen bedrijven nu vooraf bespreken.

Danielle Jacobs: Dat blijkt ook uit onze enquête: dit is nu nummer vijf op de lijst van prioriteiten van de IT-beslissers. Bij onze leden is er grote bezorgdheid over de macht van de leveranciers om contractvoorwaarden en prijzen eenzijdig te veranderen. En de oorzaak daarvan is net dat het moeilijk is om een contract stop te zetten. We horen van een grote leverancier die zijn klant bijna dwingt om Isabel te vervangen door een software die hij verkiest. Een andere veranderde zonder boe of ba de tariefbasis van het aantal facturen naar het aantal items op de factuur.

FD: Houden jullie daar rekening mee?
Tim Dehaes: Toch wel. We zitten nu in een hernieuwingsfase van een pakket. Dat hebben we heel vroeg opgestart om te onderhandelen en ook te veranderen indien nodig. Weliswaar liever niet.

Dimitri Poels: Je moet het spel ook spelen. Maar ik wil wel waarschuwen voor een te grote invloed van het procurementdepartement in die discussies. Vaak focust dat erg op de prijs en niet op de toegevoegde waarde die een softwareleverancier kan bieden.

Danielle Jacobs:  Klopt, dat leeft ook heel sterk bij onze leden. IT-gebruikers weten dat software gewoonlijk ook een samenwerking vereist met de leverancier en dat op de lange termijn. Dan heeft het geen zin om die in het begin de duimschroeven aan te draaien. Als er dan na verloop van tijd problemen opduiken, moet je wel rekenen op de goede wil van die leverancier en dan zijn de rollen omgedraaid.

Dimitri Poels:  Ik heb het gevoel dat in de grote bedrijven al lessen zijn getrokken uit het verleden waar de inkopers zaken hebben verknoeid. De operationele managers willen dat geen twee keer meemaken. Ik zie nu dat procurement betrokken partij blijft, maar niet meer de leiding heeft van het proces. En het is zelfs bij uitstek zo voor financiële software. Dat vinden bedrijven vaak de motor van de organisatie en die moet altijd goed draaien. In dergelijke gevallen kan de inkoper zijn keuze niet opdringen. De gebruikers zijn daarin te belangrijk.

Danielle Jacobs: Hoeveel speelruimte heb je dan in die onderhandelingen?

Tim Dehaes:  Dat hangt ervan af, maar er blijft altijd een onderhandelingsmarge, ook in de gesprekken met grote leveranciers van cloudoplossingen. Onze ceo had vroeger nog een verkoopfunctie en die kent de regels van het spel goed. Kortingen blijven mogelijk.

Danielle Jacobs:  Dat hoor ik ook. De prijslijsten die de leveranciers publiceren, zijn louter informatief. Uiteindelijk betaalt iedereen iets anders.

Bron: FDmagazine